¿Te resulta conocido este pensamiento?
Si haces mil cosas y aún así sientes que no cumples con todas tus responsabilidades o tareas, este blog te ayudará a entender y organizar tu tiempo. El día tiene solo 24 horas, en ellas puedes lograr lo que te propongas y más si te organizas. Toma el control de tu tiempo con tan solo ejecutar cinco pasos que te ayudaran a organizar tu agenda diaria.
1. Auto evalúate
Esta es la tarea más difícil; de seguro piensas que sabes y conoces todo lo que haces a diario, pero es momento de realizar tu plan de seguimiento. Comienza realizando una lista de todas las tareas que haces a diario y otórgale un tiempo aproximado por tarea. Una vez clasifiques tus tareas, determina cual será la manera más efectiva para ti para llevar el control de tu tiempo. Hoy en día hay un sinfín de herramientas digitales que simplifican el proceso de clasificación, también puedes llevar el tiempo utilizando un papel y un lápiz. Este proceso de autoevaluación lo debes realizar por lo menos dos semanas consecutivas, una vez tengas el análisis estas listo para el segundo paso.
Yo, utilizo una hoja de trabajo que te regalare como PLUS por seguir mi contenido.
2. Recupera el control de tu tiempo
Ya tienes claro como has distribuido tu tiempo por las últimas dos semanas utilizando la hoja de trabajo, es tiempo de clasificar tus tareas por prioridades. Si has trabajado con tu autoevaluación ya sabes realmente cuáles son tus tareas diarias habituales. Clasifica las mismas por orden de prioridad.
No todos los días son iguales, no todos los días vas a hacer las mismas tareas, pero si tendrás tareas que son repetitivas a diario. Intentar organizarte te costara mucha concentración y debes reconocer que te costara tiempo adaptarte a este nuevo proceso, pero sigue manejando tu tiempo. ¿Estas listo para el paso 3?
3. Caja de tiempo
Ya tienes tu plan has trabajado tu autoevaluación, conoces tus tareas y responsabilidades y comienzas a recuperar el control de tu tiempo. Ahora es momento de ejecutar, en esta parte utilizamos la estrategia de la caja de tiempo. La caja de tiempo te ayuda a dividir tus horarios a establecer el tiempo que le vas a dedicar a cada tarea esto te ayudara a incrementar tu rendimiento, aumentar tu concentración y evitar las distracciones.
Otro PLUS, utiliza el modelo de caja de tiempo que te regalo en este blog
4. Organízate, no te desenfoques
La organización es la clave de todo en la vida y si de gestionar tu tiempo se trata mucho más. Hay que ser realista no todo va a salir a la perfección siempre tendrás días donde tu plan de acción se tendrá que modificar o cambiar lo importante es que esto no se vuelva repetitivo y que no te desenfoques en tu organización.
Como parte de tu organización establécete periodos de tiempo; planifica y organiza tu día por ejemplo trabajas 8 am -5 pm identifica los tiempos
8:00 am – 8:30 am organiza las tareas del día
8:30 am – 9:30 am contesta correos electrónicos
9:30 am – 10:30 am contesta llamadas y mensajes de textos
La caja del tiempo es efectiva en este paso. Esto es relativo, pues la importancia de cada tarea depende de cada trabajo, pero espero te sirva de guía. Has trabajado con la organización desde el paso 1 al 3, pero ya en este paso estructuras tu agenda de trabajo.
Establece el orden de relevancia, comienza con el trabajo que más requiera de tu tiempo, de lo contrario vas a realizar todo el trabajo fácil al comienzo y cuando tengas que trabajar con lo que requiera más tiempo de ti vas a estar agotado/a y sin ganas de completar las tareas.
Gran parte del desenfoque y de no poder cumplir con el trabajo diario viene de las interrupciones. Si NO organizas tus tiempos como hemos identificado en los pasos anteriores, corres el riesgo de no completar ninguna tarea.
Ejemplo, Comienzas a redactar una propuesta y en el intermedio
[ ] Contestas el teléfono
[ ] Atiendes publico
[ ] Respondes corres electrónicos
Se termina tu día de trabajo haz hecho muchas cosas, pero no has terminado nada. Cuando analizas tu día no has tenido un día productivo porque no has completado ninguna tarea en concreto. Por esto la importancia de establecer los periodos de tiempo, sigue siendo la caja del tiempo parte importante en la organización.
5. Reevalúe
Manejar los tiempos de forma correcta es un proceso de continuo aprendizaje, modificaciones y organización. Nunca dejes de evaluar tu ejecutoria una y otra vez. Esto te ayudara a organizarte. La frecuencia en la que debes evaluar tu ejecutoria depende de cada situación. Estas revisiones te ayudan a detectar señales de alerta e identifica las áreas que se deben corregir o mejorar. Cada vez que evalúes tu progreso, hazte estas preguntas
[ ] ¿Estoy cumpliendo con mis tareas diarias?
[ ] ¿ Estoy estimando el tiempo correcto para mis tareas?
[ ] ¿Cumplo con los pasos de entrega?
[ ] ¿Cumplo con mis objetivos?
[ ] ¿Estoy activo y cuento con suficiente concentración al día?
Estas no son las únicas, pero si te ayudaran en la revaluación. Lo fundamental en este proceso es aprender y seguir aprendiendo. Haz los cambios necesarios, organiza, planifica y rectifica todas las veces que sea necesaria.
Se el dueño de tu tiempo, trabaja con lo importante.
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